7 tipov ako sa zorganizovať, aby ste sa nedusili povinnosťami

Ako to všetko stihnúť a urobiť to aj kvalitne? Možno, že cieľom ani nie je všetko stihnúť, ale jednoducho si vybrať, čomu sa budeme venovať. Každá z nás má iné povinnosti. Niektoré z nás sú matky, okrem práce sa starajú o deti, varia rodine, vodia deti do škôlky alebo do školy, učia sa s nimi, chcú si ešte zájsť do posilňovne, stretnúť kamošky. Je to vôbec možné stihnúť? Alebo pracujúca žienka, ktorá robí dlhé hodiny do večera, chce ísť na rande s priateľom, stretnúť kamošky, ísť sa zabaviť, ísť so psom, venovať sa záujmom, športovať, chodiť na keramiku. Je toho tak veľa, čo chceme a musíme stihnúť počas dňa. Znie to skôr stresujúco, než zábavne.

Ak sa niekedy z toľkých po vinností cítite vystresované, unavené, nervózne, je čas sa zastaviť. V tom momente si povedzte stop!!! Nadýchnite sa, veľmi zhlboka, doprajte svojmu telu viac kyslíka, zatvorte oči a doprajte si minútu ticha, ukľudnite sa a aspoň trochu odstránite stres. Začnite pridávať k jednotlivým úlohám a povinnostiam pririoty a vyberte si iba tie najdôležitejšie. Ostatné počkajú, svet sa nezrúti. Jednoducho to počká, inak sa zrútite vy.

Ja som odjakživa riešila a vymýšľala, ako toho počas dňa čo najviac a efektívne zvládnuť, byť produktívna alebo ak treba, aj kreatívna. Tu je 7 mojich tipov, ako byť viac produktívna, efektívna a sústredená, ktoré som vychytala a osobne odskúšala za niekoľko posledných rokov. A môžem úprimne povedať, že som naozaj skúsila všetko možné a vybrala si z toho to najlepšie pre seba. Tento zoznam môže byť pre vás inšpiráciou. Vyskúšajte a uvidíte, ale treba rešpektovať, že každá z nás je iná.

1.Večer dopredu si naplánujte, čo na ďalší deň urobíte

Toto funguje dokonale. Večer pred spaním si jednoducho naplánujte svoj ďalší deň. Kúpte si diárik, urobte si zoznam, zapíšte si to. Ráno sa zobudíte s tým, že presne viete, čo idete robiť a nestrácate čas seba-organizovaním sa alebo myšlienkou “Čo to vlastne mám dnes urobiť?”. Ste pripravená a správne naladená.

2. Princíp 3 kľúčových úloh

Keď tak sedíte v posteli a rozmýšľate o tom, čo máte zajtra urobiť, neprežeňte to s povinnosťami. Nedajte si úlohu na každých 5 minút, lebo už len keď to píšete, ste vystresované z toho, že je toho veľa a nestihnete to. Niekedy je menej viac. Zvoľte si 3 kľúčové hlavné úlohy, resp. povinnosti, ktoré musíte urobiť počas dňa, nech sa deje, čo sa deje. Tie ostatné úlohy, budú mať druhoradý význam, ako kľúčové a nič sa nestane, ak ich nestihnete urobiť. A ak ich urobíte, ste bohyňa času :).

3. Nerobte to, čo je urgentné, ale to, čo je dôležité

Často sa stane, že skĺzneme do robenia urgentných vecí. Niekto alebo niečo na nás tlačí, cítime stres, niečo nás urguje a limituje časom. A tak z toľkého nátlaku robíme jedno cez druhé, ako táka automatická mašinka. A pritom to vôbec nemusí byť kľúčová úloha. Ale to sme si neuvedomili, lebo to bolo urgentné. A dôležité úlohy zostávajú visieť na našom zozname.

Úlohy alebo zodpovednosti, ktoré urobíte, si nevyberajte podľa urgentnosti, ale podľa ich dôležitosti pre vás. Ako kritérium by som zvolila otázky, či  vás úloha posúva smerom k cieľu, k vízii, ktorú chcete dosiahnuť. Posúva vás dopredu a podporuje vás v osobnom raste? Niekedy sa stane, že práve tie dôležité úlohy sú aj urgentné, vtedy niet nad čím rozmýšľať. Ale veľakrát nám zatemnia myseľ a vytvoria stres práve tie urgentné. Naučte sa rozoznávať ich.

4. Sústreďte sa, nerozptyľujte sa

Keď robíte na počítači, zavrite Facebook, zavrite emaily, chaty a aspoň na 40 minút sa sústreďte na jednu úlohu, potom si dajte pauzu a znovu. Tú pauzu využite na emaily, chaty, telefonáty a iné záležitosti. Robte iba jednu vec v jeden čas, nie viacero naraz. Hlavne ak sa jedná o kreatívnu prácu alebo o niečo, na čo sa musíte sústrediť. Urobíte oveľa viac, budete produktívnejšie a dosiahnete lepší výsledok.

Ak ste na mítingu alebo prednáške, sústreďte sa, vyťažte z toho čo najviac. Vypnite si mobil, prípadne dôležité telefonáty urobte predtým. Buďte pánom svojho času, vážte si ho a naučte to aj iných.

5. Outsorsujte a hľadajte riešenia

Zbavte sa zvyku, že všetko musíte urobiť sama a že to urobíte najlepšie. Je to mylné, krátkozraké a nevytvára to tímovú atmosféru. A vedie to k vášmu vyčerpaniu, nielen fyzickému, ale aj psychickému a aj kreatívnemu. Ľudia tvoria tím, či už v práci máte tím kolegov, rodina je tím, priatelia sú tím. Ak máte úlohu alebo povinnosť, ktorá nezávisí výhradne od vás a môže ju vykonať niekto iný, delegujte alebo outsoursujte. Požiadať o pomoc je úplne normálne a nezabudnite sa za to odvďačiť. Nie vždy ste vy riešením, ale môže tam byť aj iná osoba, ktorá to dokáže urobiť a  niekedy aj lepšie. A to platí či už na prácu alebo domácnosť.

6. Buďte pripravené na neplánované

Neplánujte si svoj deň na 100 percent. To nikdy nefunguje, lebo väčšinou sa vyskytne niečo neočakávané, niečo, čo vás prekvapí a je to dôležité. Plánujte si tak 70 pecent zo svojho pracovného, produktívneho času a zostatok prenechajte na neočakávané, čokoľvek, čo sa vyskytne. Prípadne, aby ste mohli svojim blízkym, deťom alebo kolegom pomôcť. Dovoľuje vám to flexibilne reagovať na udalosti a dôležité úlohy. Ale ak sa nič neplánované nestane, venujte ten čas svojmu osobnému rozvoju, čítajte, vzdelávajte, plánujte a rozvíjajte svoje projekty, pracovné úlohy.

7. Stanovte si cieľ pre jednotlivé úlohy a povinnosti

Každá povinnosť alebo úloha by mala mať cieľ. Prípadne, ak je to veľká úloha, rozdeľte ju na menšie celky a stanovte menšie ciele. Napríklad, ak vás niekto zavolá na míting, opýtajte sa, čo je cieľom mítingu. Je strata času ísť na míting, o ktorom neviete, prečo sa stretávate a čo je cieľom. Alebo ak idete plávať, tak si povedze, že odplávate 30 bazénov alebo 20 min v kuse a potom sa budete vykecávať s kamošou. Budete mať oveľa lepší pocit sama zo seba. Stanovte si cieľ pre určitú úlohu, ktorý dokážete dosiahnuť a neurobte nič iné, pokiaľ ho nedosiahnete. Možno sa vám to na prvý pohľad zdá trochu tvrdé, ale natrénujete sa, časom zvládnete viac, stanete sa veľmi produktívnou, zostane vám viac voľného času. A ten pocit spokojnosti a úspechu, ktorý potom nadobudnete, keď splníte svoj cieľ, je najlepší.

Urobte zo svojho dňa to najlepšie. Začnite a ukončite ho s úsmevom.

A ešte jeden tip na záver. Predtým, než si začnete robiť plán na nasledujúci deň, zapíšte si všetky svoje denné úspechy a dosiahnuté ciele, čokoľvek, na čo ste hrdé, čo ste urobili skvelo. Pochváľte sa a zaspíte so skvelým pocitom a zobudíte sa obrovskou motiváciou.

Máte nejaké osobné tipy na to, ako byť viac efektívna a produktívna? Podeľte sa s nami 🙂

Alebo sa s nami podeľte o váš problém s časom a možno práve názory a skúsenosti iných žien vám pomôžu ho vyriešiť.

Katarína Zacharová pre RealWoman